Wat ass den Ënnerscheed tëscht Stammdaten a Bewegungsdaten?

Stammdate beschreiwen d'Objeten, déi bei engem Geschäftsfall matmaachen, zum Beispill e Client oder e Produit. Bewegungsdaten halen de Fall selwer fest, wéi eng Bestellung oder eng Rechnung, a si brauche Stammdaten, fir e Sënn ze ginn.

Brauch e mëttelgrousse Betrib eng MDM-Software?

Am Ufank net onbedéngt. Et ka mat klore Verantwortlechkeeten, Definitiounen a Qualitéitsreegelen am bestoenden ERP oder CRM ugefaange ginn; en eegenen Hub kënnt dobäi, soubal e puer Systemer déiselwecht Datesätz deele mussen.

Wéi eng Kennunge gehéieren an e Lëtzebuerger Fournisseurs- oder Clientsstammsaz?

Bei enger Lëtzebuerger Gesellschaft normalerweis d'RCS-Nummer, d'TVA-Nummer mam Präfix LU an, fir Entitéiten op de Finanzmäert, de LEI. All Kennung sollt géint hir offiziell Quell kontrolléiert an net fräi agetippt ginn.

Wat ass e Golden Record?

Dat ass déi konsolidéiert, zouverlässeg Versioun vun engem Objet, déi entsteet, wann Datesätz aus e puer Systemer ofgeglach a fusionéiert ginn. Rapporten a Prozesser solle sech drop stëtzen.

Mat wéi engem MDM-Stil fänkt een am einfachsten un?

Registry a Konsolidéierung sinn normalerweis am séiersten an am mannsten invasiv, well d'Quellsystemer net geännert ginn. Koexistenz an zentraliséierte Stil gi méi Kontroll, mee brauche méi Integratioun a Prozessännerungen.

Stammdatemanagement fir mëttelgrouss Betriber zu Lëtzebuerg: wou ufänken

MDM heescht: eng zouverlässeg Versioun vun de Stammdate vu Clienten, Fournisseuren, Produiten a Gesellschaften. Wat dozou gehéiert an déi éischt Schrëtt.

Fir e mëttelgrousse Betrib zu Lëtzebuerg heescht Stammdatemanagement (Master Data Management, MDM), festzeleeën, wien d’Verantwortung fir déi gemeinsam Daten iwwer Clienten, Fournisseuren, Produiten a Gesellschaften dréit, an dovun eng zouverlässeg Versioun am ERP, am CRM an an de Finanzsystemer ze halen. No der EU-Definitioun aus der Recommandatioun 2003/361/EG huet e mëttlere Betrib manner wéi 250 Mataarbechter: dacks ze kleng fir e grousse MDM-Programm, mee grouss genuch fir Duplikater a widderspréchlech Datesätz. De pragmatesche Wee fänkt mat Gouvernance fir een oder zwou Domänen un; Software kënnt eréischt dobäi, wann se gebraucht gëtt.

Wat zu de Stammdate gehéiert

Den DAMA-DMBOK ënnerscheet Stammdaten, also d’Kärobjeten, déi un Transaktiounen deelhuelen, vu Bewegungsdaten (Bestellungen, Rechnungen, Bezuelungen) a vu Referenzdaten (Code-Lëschte wéi Länner, Wärungen oder Statusen). All Transaktioun hänkt vun de Stammdaten of.

Domän	Typeschen Inhalt	Lëtzebuerger Spezifizitéiten
Client	Numm, Rechtsform, Adressen, Kontakter, Bezuelkonditiounen	RCS-Nummer a LU-TVA-Nummer bei Geschäftsclienten
Fournisseur	Numm, Bankdaten, Adressen, Kontrakter	RCS-Nummer, LU-TVA-Nummer, eventuell LEI
Produit oder Service	Coden, Beschreiwungen, Eenheeten, Präisser, Steierkategorie	TVA-Behandlung
Gesellschaft	Gruppegesellschaften, Filialen, Bedeelegungen	RCS-Nummer, LEI, TVA-Nummer
Personal a Standuerter	Organisatiounsunitéiten, Sitter, Käschtestellen	Perséinlech Daten no der DSGVO

Kennungen, déi zu Lëtzebuerg zielen

RCS-Nummer. De Registre de commerce et des sociétés gëtt vu Luxembourg Business Registers (LBR) gefouert; Publikatioune stinn op der Plattform RESA. Statutenännerunge musse bannent engem Mount deposéiert ginn. D’Agabe kënne sech also änneren a sollte reegelméisseg nogekuckt ginn.
TVA-Nummer. Eng EU-TVA-Identifikatiounsnummer fänkt mam Landcode un, LU fir Lëtzebuerg, a kann am VIES-System vun der Europäescher Kommissioun gepréift ginn.
LEI. De Legal Entity Identifier ass en eendeitege Code mat 20 alphanumereschen Zeechen no ISO 17442, verwalt vun der GLEIF. Hien enthält Angaben zu „wien ass wien“ a „wiem gehéiert wien“ a muss all Joer erneiert ginn.

Am Bankesecteur verlaangen d’BCBS-239-Prinzipie vum Basler Comité (Januar 2013) eenheetlech Kennungen a Nimm fir Rechtsträger, Géigeparteien, Clienten a Konten (Paragraph 33).

Symptomer vu schlechte Stammdaten

deeselwechte Client oder Fournisseur existéiert e puer Mol ënner liicht ënnerschiddlechen Nimm;
Rechnungen a Mahnunge ginn un al Adressen;
TVA-Nummere feelen, sinn ofgelaf oder ongëlteg;
Verkaf, Finanzen an Operatioune kommen op ënnerschiddlech Zuelen;
de Mountsofschloss hänkt u manuellen Ofstëmmungen an Tabellen;
kee ka soen, wéi e System déi richteg Versioun huet.

Bei Clients- a Kontaktdaten ass dat och eng Compliance-Fro: den Artikel 5 Paragraph 1 Buschtaf d vun der DSGVO verlaangt korrekt an, wann néideg, aktuell perséinlech Daten.

Gouvernance virum Tool

E Feeler, deen deier gëtt: eng Plattform kafen, ier gekläert ass, wien decidéiert. Eng MDM-Léisung ka Datesätz ofgläichen, fusionéieren a verdeelen, mee si kann net decidéieren, ob e ruende Kont nach e Client ass oder wéi eng Ofdeelung nei Fournisseuren uleeën dierf.

Verantwortung. Een Owner pro Domän aus dem Fachberäich, mat engem Steward fir déi deeglech Fleeg (kuckt Data Owner, Data Steward, Data Custodian).
Definitiounen. Eng kuerz, ofgestëmmt Definitioun vun all Objet a senge kriteschen Attributer.
Prozess fir Uleeën an Ännerungen. Wien dierf e Stammsaz uleeën oder änneren, mat wéi enge Pflichtfelder a Kontrollen.
Qualitéitsreegelen. Moossbar Reegele wéi „all Geschäftsclient huet eng gëlteg TVA-Nummer“.

Implementéierungsstiler

Et ginn haaptsächlech véier Stiler. Si ënnerscheede sech dorun, wou d’Stammdaten erfaasst ginn an ob den Hub an d’Quellsystemer zréckschreift.

Stil	Wou erfaasst gëtt	Zréckschreiwen?	Passt, wann …
Registry	An de Quellsystemer	Nee; den Hub hält Querverweiser an Identifikanten	Vill Systemer, wéineg Loscht op Ännerungen
Konsolidéierung	An de Quellsystemer	Nee; den Hub mécht e Golden Record fir de Reporting	Haaptbedierfnes ass kohärent Reporting
Koexistenz	Am Hub an an de Quellen	Jo, synchroniséiert	Méi operativ Systemer brauche propper, gemeinsam Datesätz
Zentraliséiert	Am Hub als féierend System	Jo; den Hub verdeelt un abonnéiert Systemer	Staark zentral Kontroll iwwer d’Uleeë vu Clienten, Fournisseuren oder Produiten

Registry a Konsolidéierung si méi bëlleg a méi séier; Koexistenz an zentraliséierte Stil gi méi Kontroll, mee verlaange méi Integratioun a Prozessännerungen.

Esou fänkt een un

Eng Domän mat sichtbare Problemer wielen, dacks Clienten oder Fournisseuren.
Owner a Steward fir dës Domän nennen.
D’Daten analyséieren: Duplikater, feelend Kennungen an ongëlteg TVA-Nummeren zielen, fir datt de Startpunkt gemooss ass.
Definitiounen an Uleeprozess ofstëmmen, inklusiv Kontroll vu RCS, TVA a LEI géint offiziell Quellen.
De Bestand botzen an d’Qualitéitsreegele reegelméisseg iwwerwaachen.
Eréischt dann iwwer Software decidéieren an deen einfachste Stil wielen, deen de Problem léist.

Wann extern Hëllef néideg ass, fir d’Approche op eng zweet oder drëtt Domän auszedehnen, sollt eng Begleedung vu Stammdateprogrammer Gouvernance an Ëmsetzung ofdecken, net nëmmen d’Software.

Wat elo ze maachen ass

Oplëschten, a wéi enge Systemer haut Clients-, Fournisseurs- a Produitsstammsätz ugeluecht ginn.
E puer Fournisseursstammsätz kontrolléieren: gëlteg LU-TVA-Nummer am VIES an aktuell RCS-Agaben.
Fir d’Domän mat der meeschter Nobesserung en Owner an e Steward nennen.
Dräi bis fënnef moossbar Qualitéitsreegelen opschreiwen an all Mount doriwwer berichten.
All Plattformdecisioun zréckstellen, bis Verantwortlechkeeten, Definitiounen an Uleeprozess ofgestëmmt sinn.